05Toul'BarzEn chantier
« on a vu qu'il y a plein de trucs de fou qui se font niveau automatisation. toi qui connais, tu penses que ça peut nous aider pour la gestion de l'asso ? »
le bureau d'une association de street workout, à Toulouse
Une asso pilotée depuis les LLM qu'elle utilise déjà.
Le bureau écrit à Claude ou à ChatGPT, comme il le fait déjà. Derrière, une passerelle reconnaît l'asso et refuse ce qui dépasse ; un tableau de bord monochrome tient les événements, les adhésions et les envois. Rien ne part sans passer par le goulot, rien ne se perd en silence.
- Du premier fichier aux modules en service
- 6 semaines
- Ce qui en reste aujourd'hui
- 233 membres, 76 événements sortis des tableurs
- Socle en production
- 3 juin 2026
tbEntrer Plateforme privée de l'asso · conception, code, mise en production, en solo
Ce que la phrase voulait dire
Un bureau bénévole qui passe ses soirées dans des tableurs et du papier : événements, adhésions, relances, communications de groupe. Ce bureau utilise déjà Claude et ChatGPT pour l'asso, et voit passer « plein de trucs de fou niveau automatisation ». Personne ne demandait une plateforme. La question posée était : est-ce que ça peut nous rendre du temps.
Ne pas leur apprendre un nouvel outil : brancher leurs LLM, par MCP, sur une passerelle qui sait qui parle et ce qu'elle a le droit d'envoyer. Et sortir des tableurs ce qui se répète : les événements suivis en cinq états, les adhésions HelloAsso traitées à l'arrivée, les relances envoyées à l'heure, les groupes WhatsApp servis le lundi matin.
Ce qui a été construit
Un tableau de bord argent et encre derrière un seuil ; une API sur un serveur, avec un planificateur en heure de Paris ; une passerelle d'envoi commune à tous les projets de la maison ; et un accès MCP pour que le bureau pilote depuis ses LLM.
Piloté depuis leurs LLM, par MCP
L'asso n'a pas de nouvel outil à apprendre. Ses LLM se connectent à la passerelle d'envoi par MCP ; le jeton porte l'identité de l'asso, et chaque appel passe par le même goulot que tous les envois de la plateforme. Ce que le LLM demande, le serveur le vérifie : un refus revient lisible, avec la raison et le délai exact avant la prochaine fenêtre.
La sécurité ne repose pas sur le modèle de langage. Elle est dans le serveur, et elle s'applique avant lui : un modèle qui demanderait un envoi interdit se fait refuser, quoi qu'on lui ait écrit.
Les e-mails de l'asso partent de contact@admin.toulbarz.fr, avec leur propre plafond et leur propre domaine.
La limite, côté serveur
Mécanique. Rien ici ne dépend de ce qu'on écrit au modèle ; l'ensemble est vérifié de bout en bout à deux associations.
- identité par jeton : l'appel porte l'association, pas le modèle
- cloisonnement : aucune donnée d'une autre association n'est atteignable
- quotas et débit, réglés en dessous des politiques d'usage des messageries et de WhatsApp
- consentement et liste de suppression, vérifiés à chaque envoi
- propriété du numéro WhatsApp, et cadence anti-blocage
- coupe-circuit et révocation, immédiats
La consigne, côté modèle
Un extrait. Indicative : elle ne protège rien, elle évite de buter sur des portes déjà fermées.
Tu agis pour Toul'Barz, association de street workout de Toulouse. Tu envoies au nom de l'asso, jamais en ton nom propre. DESTINATAIRES PERMIS : membres et adhérents de l'asso, personnes qui ont écrit d'elles-mêmes, référents et partenaires d'événements. RIEN d'autre. INTERDITS, sans exception : démarchage à froid ; envoi de masse non sollicité ; contourner un désabonnement en changeant de canal. Le serveur refusera de toute façon. AVANT D'ENVOYER : fais relire tout message à un humain de l'asso. En cas de refus du serveur, lis le code renvoyé et l'outil limits ; ne boucle jamais sur un refus.
Ce qui tourne tout seul
La plateforme n'attend pas qu'on pense à elle. Un planificateur dans l'API se réveille chaque minute, en heure de Paris, et déclenche les automatismes à heure fixe. Chaque envoi se règle en trois positions : éteint, préparé et validé à la main, ou automatique. Il naît éteint.
Un nouvel adhérent arrive
Quelqu'un paie son adhésion sur HelloAsso. On la reçoit tout de suite. Plus personne n'a rien à saisir : la fiche complète du membre existe dans la minute dans le système de l'asso, il rejoint seul la liste de diffusion des adhérents, et le message de bienvenue, avec la prise en main, part si le bureau l'a activé.
Le message part à la première adhésion, jamais aux renouvellements. Et une seule fois : si HelloAsso annonce deux fois la même adhésion, la personne ne reçoit qu'un message.
Toul'Barz
Objet : Bienvenue chez Toul'Barz
Bienvenue dans l'asso
Bonjour Camille,
Ton adhésion à Toul'Barz est bien enregistrée. Bienvenue dans l'asso.
Les entraînements, les événements et les infos pratiques arrivent dans les groupes WhatsApp : si tu n'y es pas encore, réponds à ce message.
L'équipe Toul'Barz
Toul'Barz, message automatique.
L'adhésion arrive à échéance
Chaque matin à 08h15, la plateforme regarde qui arrive au bout de son année et prépare la relance.
Un paiement est refusé
La banque refuse un paiement d'adhésion. Plutôt que d'écrire dans le dos du bureau, la plateforme prépare le dossier et laisse décider qui relancer. Ce mode « sur validation » est celui en service ; le mode automatique existe, avec au plus une relance par jour et par personne.
Le référent est rappelé, seul
Chaque événement a un référent. La plateforme suit le calendrier à sa place et le relance aux quatre moments qui comptent, chaque matin à 07h30. Le rappel s'arrête dès que c'est fait ; un jalon relancé n'est jamais rejoué.
L'événement se range seul
Créer un événement dans le tableau de bord suffit. Dès qu'il passe en préparation ou en prêt, la plateforme le publie dans le bon agenda, lui ouvre un dossier et réserve le matériel.
Événements
Le cœur de l'asso, de l'idée jusqu'au bilan.
- Annulé
WhatsApp, sans y penser
Deux automatismes : le programme de la semaine part tout seul le lundi matin dans les groupes abonnés, et n'importe quel événement s'annonce en un clic depuis sa fiche, vers le canal choisi.
Le même moteur donne, sur chaque fiche, un texte prêt à coller pour Instagram, derrière un bouton Copier. L'étape d'après est écrite : que la story parte toute seule, par la même passerelle, avec les mêmes garde-fous.
Programme de la semaine (du 20/07/2026 au 26/07/2026) - mercredi 22/07/2026, 18h30 : Entrainement barres - Parc Compans (adherents) - samedi 25/07/2026, 14h30 : Show Capitole - Place du Capitole
Ouvrir un accès à quelqu'un
Personne ne crée de compte tout seul, et personne ne choisit un mot de passe à la place d'un autre. Le bureau invite ; la personne choisit son mot de passe elle-même, et voit ce que son rôle lui permet de voir.
Le seuil, et la matière
Avant d'écrire une ligne, j'ai passé du temps dans leur univers : leurs photos, leurs vidéos, ce qu'ils publient, ce qu'ils ne publient pas. Le street workout, vu de près, c'est de la performance et du show, mais c'est surtout une sensation, celle d'être suspendu, en défiant la gravité. C'est ça que je voulais qu'on ressente en arrivant.
D'où une page d'accueil qui ne vend rien et n'explique rien : un athlète en drapeau sous l'oculus d'une coupole. Pas de menu, pas d'argumentaire. On clique n'importe où et on entre. Le noir et blanc n'est pas une coquetterie : c'est leur regard, quelque chose de classe qui n'a rien à prouver. Toute couleur ajoutée depuis demande une décision écrite, pour que personne ne l'abîme par accident.
Fraunces pour les titres, Archivo pour l'interface, JetBrains Mono pour ce qui se copie ; toutes trois auto-hébergées. Aucun radius sur les primitives, aucune ombre : la profondeur vient d'aplats superposés, de halos, et d'un grain argentique qui est le seul bruit autorisé.
- VisiteurLe visage public de l'asso.
- MembreL'espace des adhérents.
- AdminLe poste de pilotage.
Ce que la plateforme fait, par usage
Quatre familles, dans l'ordre où le bureau les rencontre.
- Les adhésions
- Création des membres à l'arrivée du paiement HelloAsso, sans saisie
- Liste Adhérents entretenue toute seule
- Message de bienvenue, une seule fois, jamais aux renouvellements
- Relances de renouvellement à J-30, J-7 et le jour même
- Paiements refusés : le dossier est préparé, le bureau choisit qui relancer
- Les événements
- Cinq états, du brouillon au terminé, sur un même fil
- Rappels au référent, quatre jalons autour du jour J
- Agenda et dossier ouverts tout seuls quand l'événement passe en préparation
- Réservation du matériel sur son propre agenda
- La communication
- Programme de la semaine le lundi à 08h00, composé depuis les événements
- Annonce en un clic depuis la fiche, vers le canal choisi
- Campagnes e-mail, dix gabarits, compte d'envoi dédié
- Texte Instagram prêt à coller, story automatique à venir
- Notification push sur le téléphone, à venir
- Le pilotage
- MCP : tout ce qui précède se demande depuis les LLM que le bureau utilise déjà
- Accès et rôles : invitation, mot de passe choisi par la personne, désactivation réversible
- Veille toutes les quinze minutes, mail d'incident, débrief le premier du mois
- Journal : chaque envoi, réussi ou refusé, avec sa raison
Rien ne part par surprise. Un échec silencieux est un bug (ADR 0022) : tout ce qui ne part pas le dit, avec la raison, et se rejoue.
Et la plateforme se surveille elle-même : toutes les quinze minutes elle vérifie qu'elle va bien et écrit un mail en cas d'incident ; le premier du mois elle envoie un résumé de son activité ; chaque nuit elle nettoie ses journaux techniques, sans toucher à l'historique de l'asso (ADR 0025).
Le résultat
« Tu penses que ça peut nous aider ? » est devenu : un socle en production le 3 juin 2026, des modules en service le 13 juillet ; le 20 juillet, 216 membres et 76 événements sortis des tableurs ; en août, sept adhésions traitées sans que personne n'y touche ; et depuis le 20 août, une passerelle qui reconnaît l'asso quand son LLM frappe à la porte.